Google+

Za dostop do “Baze znanja” ali “Prijave zahtevka za posredovanje” potrebujete uporabniško ime in geslo. V kolikor ste novi uporabnik, se brezplačno registrirajte.

Prijava


 

tu smo da vam pomagamo in vas izobrazujemo

Potrebujete ponudbo? Pokličite na

phone_icon  01 5682 888 

Sobota, 06 Januar 2018 14:01

Prijava v e-račune

Prijava v spletno aplikacijo




Kliknite tukaj za prijavo v spletno aplikacijo



Vnesite svoje uporabniško ime in geslo.

Objavljeno v: Naslovnica

Kako lahko podjetnik izkoristi prednosti e-računovodstva


 


 


Marsikateri mali podjetnik se pri svojem poslovanju srečuje z težavami povezanimi z administracijo, ki je potrebna za vodenje podjetja. Težave so tako operativne, kot tudi logistične. Vendar e-računovodstvo lahko zelo pomaga pri tem. Pa poglejmo, kako lahko podjetnik izkoristi prednosti e-računovodstva.

 

Izdaja račune s pomočjo spletne aplikacije, ki se takoj evidentirajo v sistemu.

 

Marsikateri podjetnik, še posebej majhni d.o.o. ali s.p. imajo velike težave z izstavljanjem računov. Pišejo jih v wordu, excelu, ali pa jih celo izstavljajo na roke. Dogaja se tudi, da pozabijo izstaviti račune, ali pa izstavijo napačen račun, ker preprosto prekopirajo prejšnjega. Prej ali slej lahko naletijo fiskalizirane račune. To pa zadevo še dodatno zakomplicira. Največkrat zadevo rešijo tako, da račune izstavljajo ročno iz vezane knjige računov. Vse to pomeni, da je potrebno račune ročno vnesti v računovodske evidence.

 

V E-računovodstvu je zadeva elegantno rešena tako, da podjetnik ima dostop do spletne aplikacije za izstavljanje računov. Izstavlja profesionalne račune, ki jih lahko pošilja kot e-račune, ali pa po navadni pošti. Vsak izstavljen račun je takoj evidentiran v vseh potrebnih evidencah in ni skrbi, ali bomo kaj pozabili. S tem so tesno povezane tudi davčne blagajne, ki so integrirane v spletno aplikacijo. Torej tudi za fiskalizacijo ni potrebno skrbeti.

 

Vodi zalogo direktno v programu


Vodenje trgovske dejavnosti brez spremljanja zalog je nemogoče. Seveda, podjetnik ima lahko svoj program za spremljanje zaloge, vendar to pomeni da je potrebno podatke prenašati v računovodske programe. Kar je vedno problematično

 

V kolikor podjetnik uporablja spletno aplikacijo, lahko spremlja svojo zalogo direktno znotraj spletne aplikacije. Tako kot pri fakturiranju, se zaloga takoj evidentira v vseh evidencah. To pa omogoča ažurno spremljanje zaloge, tako z strani podjetnika, kot z strani računovodskega servisa. Možnosti napake so tu minimalne.

 

Izstavlja in obračunava potne naloge direktno v programu


Potni nalogi, rak rana vseh podjetnikov. Velja enako kot pri fakturiranju. vsi uporabljajo neke svoje rešitve v wordu ali excelu z enakimi težavami. Tako kot pri fakturiranju, tudi tukaj je najbolj ustrezna rešitev, uporaba spletne aplikacije.

 

Dokumente zajema z skenerjem ali pametnim telefonom, ter jih pošilja direktno v poštno knjigo


Saj poznate tisto, račune je treba enkrat mesečno zbrati, vložiti v fascikle in dostaviti na računovodski servis. Postopek je časovno potraten in prinaša z seboj določene probleme. Najprej je tu vprašanje ažurnosti. Namreč, če račune dostavite na servis enkrat mesečno, o kakršnikoli ažurnosti ne moremo govoriti. V tem primeru računovodski servis zgolj evidentira poslovne dogodke za nazaj.

 

Odvisno od dogovora, je dokumentacija v računovodstkem servisu, ali pri stranki. To pomeni da ni popolnega vpogleda v dokumente. Vsakokrat, ko bi kakšen dokument potreboval, ni na voljo. Nekateri to rešujejo tako, da dokumentacijo fotokopirajo, vendar to prinaša dodatne stroške.

 

Ne glede na vse, mora podjetnik kljub vsemu, še vedno imeti neko svojo evidenco. Tudi sam mora spremljati, katere račune je prejel, že plačal, ali bi moral plačati. Poleg tega stalno je prisotna nevarnost izgube dokumentov.

 

Tudi tukaj e-računovodstvo zadevo rešuje zelo elegantno. Vsak račun skenirate in ga pošljete po elektronski poti v računovodski servis. Dokumenti se shranijo v poštni knjigi in so na voljo tako podjetniku, kot računovodskem servisu. Ni nevarnosti za izgubo dokumentov, ali pa da bo kakšen dokument zbledel (v kolikor je natisnjen z termalnim tiskalnikom). Če podjetnik pošilja račune sproti, jih v računovodskem servisu ažurno poknjižijo in so na voljo vsa potrebna poročila.

 

Kreirane plačilne naloge uvažajo v svojo e-banko.


Danes skoraj vsi podjetniki poslujejo z bankami po elektronski poti. V kolikor podjetnik sproti pošilja račune na računovodski servis, račun se takoj poknjiži in tudi pripravi plačilni nalog, ki je primeren za uvoz v elektronsko banko. S tem ima tudi podjetnik manj dela, ker ima že vse potrebno v spletni aplikaciji. Ni potrebno ročno vnašati naloge v elektronsko banko.

 

Torej e-računovodstvo prinaša nedvoumne prednosti. V kolikor vas zanima več o tem, kliknite tukaj, ali pa nas pokličite.

Objavljeno v: Baza znanja

Kako vzpostaviti elektronsko hrambo v Datalab Pantheonu

 

 


 

 

Kot vemo, je država predpisala, da moramo s 01.01.2015 proračunskim uporabnikom pošiljati račune v elektronski obliki (e-račun). Istočasno so tekla prizadevanja, da bi tudi ostalo gospodarstvo pričelo z uporabo e-računov v svojem poslovanju. Vendar, kot kaže, ni bilo kakšnega večjega uspeha.

 

Večina podjetij še pošilja račune v pisni obliki. Obstaja pa kar nekaj razlogov za to, zagotovo najbolj izstopajoč je cena arhiva, ki mora biti v elektronski obliki. Ta je še posebej za majhna podjetja preprosto predraga. Kar je po eni strani razumljivo, saj morajo ponudniki elektronskih arhivov zagotoviti kar stroge pogoje, ki so predpisani s strani države. Seveda, tudi če nimate arhiva v elektronski obliki, lahko prejemate račune po elektronski poti, vendar morate v tem primeru tak račun natisniti in ga odložiti v vaš papirnati arhiv. Torej, s tem imate večje stroške poslovanja.

 

Ne glede na to, bi marsikatero podjetje lahko uporabljalo arhiv v elektronski obliki, ki bi bil povezan z poslovnimi aplikacijami (npr. Datalab Pantheon). Tak arhiv bi bil interne narave (še vedno bi potrebovali arhiv v fizični obliki). Omogočal bi vizualni dostop do dokumentov vsem zaposlenim, ki imajo opravka z njimi. S tem bi lahko poenostavili poslovanje. Npr. dokument lahko poskeniramo in pripnemo k vnosu podatkov. Namesto, da original dokumenta pošiljamo odgovornim osebam vpogled, jih oni lahko takoj pregledajo v sami aplikaciji. Da ne govorimo o tem, da je velikokrat lažje iskati dokumente preko iskalnikov v aplikacijah, kot po papirnatih arhivih.

 

Datalab Pantehon omogoča tudi takšen način poslovanja. Kako to naredimo, bomo opisali v nadaljevanju.

 

Kako organiziramo poslovanje v Panheonu

 

Kot smo že povedali, tukaj ne gre za elektronski arhiv po predpisih, ki urejajo omenjeno področje. Gre za elektronski arhiv internega značaja, ki vam pomaga pri poslovanju. To vas ne odrešuje obveze, da imate arhiv v fizični obliki.

 

Koraki uvajanja elektronskega arhiva

 

1.
Najprej morate določiti mesto na disku, kje se bo elektronska arhiva nahajala. V osnovi, to ne bi smel biti disk na lokalnem računalniku. To mora biti tisti disk, ki je dosegljiv vsem, ki uporabljajo tudi Pantheon. Torej, če je Pantheon na strežniku, je priporočljivo, da imate tudi elektronsko arhivo na tem strežniku.

 

Malo bolj je komplicirano, če imate Pantheon v hostingu pri Datalabu (dejansko so baze na Telekomovih strežnikih). V takem primeru bi morali doseči dogovor z Datalabom. Tukaj pa je že vprašanje, ali ne bi rajši vpeljali uradne e-arhive.

 

Obstaja pa cenejša rešitev. Npr. naše podjetje ima ravno tako Pantheon v hostingu. Zadevo smo rešili lokalno. Ker nimamo lokalnega strežnika, smo za te namene uporabili NAS disk, kateri je povezan z vsemi delovnimi postajami (NAS disk drugače uporabljamo za dnevni back-up delovnih postaj).

 

Na disku določimo direktorij, na katerem se bo nahajala arhiva. Vsem delovnim postajam, katere imajo Pantheon, morate dovoliti dostop do tega direktorija. Ponavadi to določimo v varnostnih nastavitvah vašega strežnika.

 

Ko enkrat formiramo takšen direktorij, priporočamo, da odprete poddirektorije za posamezna leta. Potem pa še poddirektorije za posamezne vrste dokumentov (prejeti računi, izdani računi, izpiski, potni nalogi itd.)

 

Slika 1: Primer direktorija

Direktorij arhiva

 

V zgornjem primeru smo na direktoriju X: kreirali poddirektorij L2015: v katerem se nahajajo poddirektoriji za posamezne vrste dokumentov.

 

Slika 2: Pdf datoteke za izdane račune na poddirektoriju izdani računi.

Arhiva IF

 

2.
Način dela z elektronskimi dokumenti v Pantehonu.

 

Prejeti računi

 

Z vsakim prejetim računom ravnamo tako, kot vedno ravnate z njimi. Edina razlika je, da morate sedaj dokument tudi skenirati. Priporočamo vam, da dokumente skenirate v formatu pdf. Z raznimi slikovnimi formati boste imeli pozneje velike težave. Račun vnesete v pantheon na običajen način. Priporočamo, da pdf datoteko preimenujete v interno številko dokumenta, ki jo je določil Pantehon. Datoteko shranite na ustrezen direktorij.

 

V pantheonu kliknete na zavihek “Povezave” in v okviru tega zavihka na zavihek “Dokumentacija”

 

Slika 3: Prikaz dodajanja dokumentov v Pantheonu

PA Povezave

 

Z desnim klikom miške kliknete v polje “Dokument”. Pojavi se gumb “Dodaj” na katerega kliknete.

 

Slika 4: Prikaz dokumentov za dodajanje

Izbira pdf

 

Izberete direktorij na katerega ste shranili pdf dokument in ga označite ter potrdite z dvoklikom. Mi bomo dvokliknili na datoteko 15-120-000140.pdf.

 

Slika 5: Prikaz dodanega dokumenta 15-120-000140

PDF v PA

 

In sedaj je pdf datoteka povezana z vnosom računa v Pantheonu. Če želimo račun pogledati, preprosto dvakrat kliknemo na datoteko. Avtomatično se odpre pdf ekranski izpis.

 

Izdani računi

 

Za razliko od prejetih računov, izdane račune ni potrebno skenirati. Njih lahko direktno izvozimo v pdf. Vse ostalo je enako kot pri prejetih računih.

 


Zaključek


Seveda je potrebno tudi s tem arhivom ravnati preudarno. Skrbeti za varnostne kopije in predvsem vztrajati na delovnih postopkih. V nasprotnem primeru takšna arhiva ne bo imela nobene uporabne vrednosti.

 

Zgoraj navedeni postopki so primerni za manjša podjetja. Če pa gre za večje podjetje, bi bilo smotrno vpeljati dokumentarni sistem v povezavi z elektronsko hrambo. Taki sistemi imajo ponavadi tudi bolj ustrezne rešitve za zajem dokumentov in so sposobni sprocesirati veliko število dokumentov v kratkem času. Vendar gre za relativno drage rešitve. Kot je že uvodoma rečeno, vse je odvisno od cene.

 

Za majhna podjetja je to lahko tudi predpriprava na prehod na pravo elektronsko arhivo. Predvsem na ta način dobite podatke, kakšne velikosti je vaša elektronska arhiva. Mi smo npr. presenečeno ugotovili, da elektronska arhiva našega podjetja zajema kar 64MB. Pa smo mislili da smo majhni.

Objavljeno v: Baza znanja
Live chat
prijava_zahtevka_za_posredovanje
baza_znanja
convex_privilege_club